檔案里到底裝著什么？都有什么作用？西安外事學(xué)院檔案管理員張老師告訴校園記者，檔案里包含了各個時期的學(xué)籍卡、獎懲證明、成績單、工作經(jīng)歷、黨團(tuán)資料等，而且都是原件。
至于檔案的作用，檔案管理人員舉了個例子：“比如一個外地人，在北京找到了工作，相關(guān)單位也為其解決了戶口，這時就要用到檔案了。如果沒有檔案，就辦不了戶口遷移，就不能落戶北京。”此外，轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、養(yǎng)老保險辦理、退休、人事調(diào)動等，都離不開檔案，甚至考研、考公務(wù)員、出國等也需要用到檔案。
支招
檔案“失聯(lián)”了怎么辦？
大學(xué)畢業(yè)后仍有不少人會因為檔案而奔波。身份證丟了，能馬上申請補(bǔ)辦，可檔案丟了，可就沒那么容易了。
那么如果面對檔案“失聯(lián)”，又該上哪兒去找回檔案呢？“最有效的方法就是回學(xué)校開始查。”管理檔案的張老師說，學(xué)校是學(xué)生檔案始發(fā)地，每份檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出都會有詳細(xì)的登記，根據(jù)這條線索，找回自己的檔案就會相對容易些。
如果檔案確實遺失，補(bǔ)辦是一件比較麻煩的事。一般從大學(xué)開始，將學(xué)歷、成績單、勞動合同等材料補(bǔ)齊。但是，部分認(rèn)定材料很可能沒有了，當(dāng)初的經(jīng)辦人也難以找到，所以保存好自己的檔案是最重要的。
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老外也看重檔案
美國：檔案管理分為公有系統(tǒng)和私立系統(tǒng)兩塊。公有系統(tǒng)管理政府和其他公有單位任職人員的檔案資料，私立系統(tǒng)則是各公司人事部門對雇員的檔案進(jìn)行管理。另外，美國所有成年人都有一個由國家社會保障署頒發(fā)的社會保障號，無論是證明身份還是納稅、考試、獲取退休金、醫(yī)療保險等都用這個號碼。公民的違規(guī)行為也會被記錄在號碼中。
法國：政府各部門都設(shè)立有專門的人事司，司下還設(shè)有處、科兩級，負(fù)責(zé)公務(wù)員的考試錄用、考核、任用等管理工作，并將這些方面的內(nèi)容記入人事檔案進(jìn)行管理。
日本：日本的中央人事院、省廳人事機(jī)構(gòu)與地方人事機(jī)關(guān)分別負(fù)責(zé)保管各級機(jī)關(guān)的人事檔案。人事檔案不僅涉及職工錄用、調(diào)配、晉升、培訓(xùn)、待遇、福利和保健等人事管理的基礎(chǔ)資料，而且也是在職員工必不可少的資歷證明。